Case Study AND3
DE UITDAGING

De implementatie van een volledige en up-to-date bedrijfssoftware.
DE JUST SOFTWARE- OPLOSSING
Implementatie van Dave, de opvolger van Cockpit.
DE RESULTATEN

De belangrijkste resultaten zijn de vlotte overgang naar de nieuwe oplossing, de volledigheid van het pakket en de gemakkelijke toegang tot de gegevens in de cloud.

Vlotte overgang van Cockpit naar Dave voor And3

logo_and3  

Not just any accountancy office

De roots van And3 gaan terug tot juni 1978. Bijna 33 jaar geleden werd in Wilrijk deze vennootschap van accountants en belastingconsulenten opgericht. Begin 2004 onderging het bedrijf een herstructurering en werd de huidige naam gekozen: And3 Accountants en Belastingconsulenten.

De activiteiten van And3 zijn toegespitst op accountancy en fiscaliteit in de ruime zin. Het bedrijf beschouwt zich niet als een klassiek boekhoudkantoor, dat erop gericht is zoveel mogelijk klanten binnen te halen en voor hen de boekhouding te beheren. And3 wil eerder een partner zijn voor zijn klanten, vaak de grotere kmo met een eigen boekhoudafdeling, en hen met raad en daad bijstaan voor alles wat met fiscaliteit, juridische diensten en de organisatie van de administratie en de boekhouding te maken heeft.

IT en technologie hebben altijd een belangrijke rol gespeeld voor And3. Op het moment dat andere kantoren nog met ponskaarten werkten, implementeerde And3 al een eerste geautomatiseerd systeem voor de boekhouding. Ook toen de eerste boekhoudsoftware op de markt kwam, was And3 al snel een enthousiaste klant. De laatste technologische update die het boekhoudkantoor doorvoerde was er één van formaat: enkele maanden geleden werden alle pc’s en laptops vervangen door iMacs en MacBooks.

and3_gebouw

Behoud de innovatie

Als softwareklant is And3 een ietwat speciaal geval. Enerzijds hebben ze zelf software nodig om hun bedrijfsprocessen in goede banen te leiden. Anderzijds hebben ze een degelijke software nodig waarmee ze de projecten van klanten binnenshuis of bij de klant kunnen beheren. En dan komt een betrouwbare partner goed van pas.

“Just Software werd ons jaren geleden aangeraden door een klant, die vond dat onze boekhoudsoftware beter kon. We hebben Cockpit, de eerste oplossing van Just Software, kunnen uittesten en hebben heel snel beslist om met hen in zee te gaan”, zegt Patrick Coonen, vennoot bij And3. “Cockpit was overduidelijk een voorloper binnen zijn gebied. Het pakket bood meer aan dan enkel boekhoudmodules, en beschikte over een ongeziene gebruiksvriendelijkheid. Nu klinkt het een beetje vreemd in de oren, maar op dat moment was Cockpit zowat het enige pakket waarmee je rechtstreeks in het programma optelsommen kon maken, data op uiteenlopende manieren kon sorteren, of zaken kon opzoeken. Ook de manier waarop gegevens bewaard werden in één databestand, bleek voor ons heel nuttig.”

Sinds die tijd is er op softwaregebied uiteraard veel veranderd. Zoveel zelfs, dat simpele updates van Cockpit niet meer volstonden om de veranderingen bij te houden. Zo maakt bijvoorbeeld Omnis Classic, de ontwikkelomgeving van Cockpit, geen nieuwe versies meer, waardoor Cockpit op termijn onbruikbaar wordt. Just Software ging dan ook aan de slag met de ontwikkeling van een tweede softwarepakket, dat Dave gedoopt werd.

Klant is koning

Eén van de klanten van And3 werkte jarenlang met Cockpit. Door de sterke groei van het bedrijf volstond Cockpit na een tijd niet meer, en gingen ze in zee met een andere leverancier. Dat project bracht echter zoveel problemen met zich mee, dat And3 besliste niet langer voor hen te kunnen werken.

“We raadden hen wel aan nog eens contact op te nemen met Just Software, omdat we wisten dat zij op dat moment bezig waren met het ontwerp van een nieuwe bedrijfssoftware. Van het één kwam het ander, en op basis van die bepaalde case bouwde Just Software zijn nieuwe software Dave op. Het resultaat is een extreem doordachte, gebruiksvriendelijke en uitgebreide oplossing geworden. Waar Cockpit vertrok vanuit het boekhoudgegeven en daar enkele extra functionaliteiten aan toegevoegd werden, plaatst Dave de verschillende modules voor boekhouding, voorraadbeheer, prestatiemanagement, etc. op dezelfde hoogte”, zegt Patrick Coonen.

Ook voor And3 was het een logische stap om mee te gaan in de innovatie die Just Software bood. De implementatie zelf en het overzetten van de gegevens van Cockpit naar Dave werd op enkele dagen tijd afgerond. Cockpit kon volledig van de systemen gewist worden, aangezien ook alle historieken van alle klanten integraal overgezet konden worden naar Dave. “Uiteraard is het altijd wennen aan een nieuwe software, maar algemeen zijn we heel tevreden over Dave. Het enige wat voor ons in het begin nog ontbrak was een oplossing voor tijdsregistratie. Toen we aan Just Software vertelden dat we daarvoor extern een programma wilden laten schrijven, zijn zij meteen met ons rond de tafel komen zitten om te kijken of zij niet konden helpen. Een maand later werd onze Dave uitgebreid met een module voor tijdsregistratie, gekoppeld aan de facturatie. Voor mij is dat het ultieme voorbeeld van een klantvriendelijke samenwerking”, zegt Coonen.

And3 heeft het volledige Dave-pakket geïmplementeerd en gebruikt, zowel voor de klanten als voor zichzelf, bijna alle modules die de software biedt. De enige module die intern wat vaker gebruikt zou moeten worden, is volgens Patrick Coonen de communicatie-module. Omdat die de mogelijkheid biedt de volledige communicatie rond een bepaald project of een bepaalde klant snel op te zoeken is Coonen vast van plan ook deze module vaker in te zetten onder de medewerkers.

Ook in de wolken

And3 biedt zijn klanten verschillende mogelijkheden als het gaat over het beheer van de boekhouding. Ofwel geven ze de boekhouding volledig door aan And3, ofwel houden ze de boekhouding bij met eigen software, ofwel nemen ze zelf een licentie voor Dave en worden hun gegevens in de cloud opgeslagen. Die laatste mogelijkheid biedt And3 nog maar sinds enkele maanden aan, maar ze merken nu al wat de voordelen zijn. Op deze manier hebben namelijk zowel de klant als de accountant op een eenvoudige manier en via hetzelfde systeem toegang tot de gegevens, wat een heel efficiënte manier van werken blijkt te zijn.


www.and3.be