Hoe kiest u de geschikte ERP-software?

ERP-software, het ene pakket is het andere niet. Om een goede keuze te kunnen maken hebben wij een checklist opgesteld zodat u voor uw onderneming geschikte ERP-software kan kiezen. Beoordeel onderstaande items op mate van belangrijkheid voor uw onderneming en u heeft onmiddellijk een lijstje waarmee u ERP-software kan evalueren. Wij zijn overtuigd dat u een geschikt ERP-pakket voor uw onderneming kan vinden op basis van een analyse van 10 factoren. 


Wenst u graag zelf gratis een ERP-pakket te testen? Download de demo van Dave en probeer gedurende 30 dagen alle functionaliteiten van deze bedrijfssoftware uit.

 

1. Maak een analyse van de huidige processen

Het eerste wat u dient te doen is het analyseren van uw huidige manier van werken en processen. Hiermee valt of staat de keuze voor ERP-software.

Hoe werkt uw onderneming vandaag? Hoe beheert u uw voorraad? Hoe brengt u de facturatie in orde? Welke zijn uw informatiestromen? ,.... Behoeften kunnen ontstaan uit zaken die goed verlopen in de onderneming, uit zaken die u graag wilt behouden met de toekomstige software. Er kunnen echter ook beslommeringen zijn waarmee u nu kostbare tijd verliest. Wat zou efficiënter kunnen verlopen? 

Denk hierbij niet enkel aan uw bedrijf vandaag, maar hou ook de toekomst in het achterhoofd, en het aandeel dat de software hierin zal hebben

2. Stel een realistische planning op voor de implementatie

Beslis wanneer de software geïmplementeerd dient te zijn en wanneer de medewerkers de software in gebruik moeten nemen. Stel een planning op die rekening houdt met de nodige beslissingstijd voor het kiezen van ERP-software. Denk hierbij ook aan de mogelijke ondersteuning van interne medewerkers bij de uitrol en opstart van het gebruik van de software. 

Een onhaalbare planning zorgt voor frustratie intern. Er kunnen ook extra kosten mee gepaard gaan indien u omwille van de tijdsdruk bepaalde zaken over het hoofd heeft gezien. Voldoende voorbereidingstijd en een goede planning is dan ook al de helft van het werk nadat de software geïnstalleerd is.

3. Weet welke vestigingen/firma’s met de ERP-software dienen te werken

Heeft de onderneming slechts één vestiging, of meerdere? Zijn er binnen de onderneming misschien meerdere firma’s actief die allemaal zullen werken met het nieuwe pakket? Moeten al de functionaliteiten op de verschillende locaties of voor al de firma’s beschikbaar zijn? Dit moet al dan niet mogelijk zijn met de ERP-software. 

4. De taal van de software is de taal van de gebruiker?

Worden er verschillende talen op de werkvloer gesproken? Dan is het belangrijk te weten of de taal van de software aanpasbaar is naar de taal van de gebruiker, of in functie van de voertaal. Hiermee verkleint het risico op foutieve data en een onjuist gebruik van de ERP-software.

5. Bepaal de locatie van de database

Al de data die de ERP-software verwerkt, worden bewaard in een database. Waar zal u deze database plaatsen? Heeft u zelf een server met voldoende ruimte? Of wilt u de database liever laten hosten op een externe server? Beide mogelijkheden hebben voor- als nadelen.  Zo beheert en controleert u zelf uw database indien deze lokaal staat. Een netwerkverbinding is voldoende om aan de slag te gaan. Bij hosting is de database overal bereikbaar ongeacht de locatie, maar u moet wel over een goede internetverbinding beschikken om met de ERP-software te kunnen werken. Aan het technisch onderhoud hoeft u niet te denken. Daarvoor is uw leverancier verantwoordelijk.

6. Maak een overzicht van de hardware

Software werkt enkel als het geïnstalleerd is op hardware. Comptabiliteit is dan ook zeer belangrijk om de software te kunnen gebruiken. Evalueer daarom uw reeds aanwezige hardware alvorens voor bepaalde ERP-software te kiezen. Indien er nieuwe toestellen worden aangekocht, controleer op voorhand welke ERP-pakketten op het systeem kan werken. Doe dit aan de hand van de technische fiches van het toestel en de software.

7. Welk besturingssysteem staat er op de apparaten?

Indien u toestellen met een verschillend besturingssysteem heeft, kiest u best voor ERP-software die platform-onafhankelijk functioneert en zowel op Windows, Mac of Linux kan opereren. Niet elk pakket werkt namelijk op alle besturingssystemen.

8. Bepaal welke data overgezet moeten worden

Waarschijnlijk beschikt uw bedrijf reeds over veel digitale gegevens en informatie. Beslis op voorhand of het relevant is al deze data over te nemen in het nieuwe pakket. Vooraf gegevens opkuisen kan een goed idee zijn. 

Indien u gegevens wenst over te zetten naar de nieuwe ERP-software, is het belangrijk te weten in welk bestandstype de export zal gebeuren. De nieuwe software moet dan ook in staat zijn de export te kunnen lezen en te importeren.

9. Integratie met andere software

Indien er andere softwareprogramma’s gebruikt worden, kan een mogelijke integratie interessant zijn. Is het mogelijk een koppeling te maken met bv. uw webshop of het pakket van uw transporteur? Controleer dit zeker op voorhand.

Indien een dergelijke integratie met de ERP-software mogelijk is kan er door bv. het inlezen van gegevens, aardig wat tijd en kosten bespaard worden.

10. Bereken het beschikbaar budget

Bekijk welk budget er beschikbaar is voor de nieuwe ERP-software. Vergeet daarbij niet dat er mogelijke bijkomende kosten kunnen zijn voor bv. nieuwe hardware, opleiding, onderhoud van de software, extra licenties, ....Kies daarom zeker niet zomaar voor de eerste de beste ERP-software aan de laagste prijs. Het kan u later zelfs nog meer geld kosten indien u nu selecteert op prijs. Zeker als u firma groeit en er nieuwe noden ontstaan.

Gratis ERP-software Dave uitproberen?

Probeer een maand lang gratis onze ERP-software Dave uit. Ervaar hoe Dave uw administratieve processen vergemakkelijkt en uw verkoop optimaliseert.

Start vandaag uw 30 dagen gratis demo en ontdek alle functionaliteiten en mogelijkheden van ERP- software Dave.