Case Study Kantoorsupplies BVBA
DE UITDAGING

De implementatie van een degelijke ERP-tool die de opvolging van de boekhouding en orderbeheer voor zijn rekening neemt en die kan meegroeien met het bedrijf.


DE JUST SOFTWARE- OPLOSSING

Kantoorsupplies installeerde Dave, als opvolger opvolger van Cockpit, voor de order-verwerking en de boekhouding.


DE RESULTATEN

Just Software heeft op één dag het ERP-pakket Dave geïmplementeerd. Met het nieuwe pakket is het ook mogelijk om "remote" toegang te krijgen tot de boekhouding en orderverwerking.

Succesvolle migratie van Cockpit naar Dave boekhouding en orderverwerking

logo_kantoorsupplies

Over Kantoorsupplies BVBA

Kantoorsupplies BVBA is een papiergroothandel uit Temse. Het bedrijf levert wit en gekleurd papier bij bedrijven, scholen, gemeentebesturen en ziekenhuizen. Daarnaast voorziet Kantoorsupplies zijn klanten ook van kantoor- en printer-benodigdheden.

Samenwerking met Just Software

Toen Nicolas De Koninck het bedrijf Kantoorsupplies oprichtte, had hij nood aan een degelijk en betrouwbaar ERP-softwarepakket. In vorige werkomgevingen had hij reeds ervaring opgedaan met Just Software's boekhoudpakket Cockpit voor de verwerking van orders en boekhouding. Dit pakket had steeds in zijn behoeftes voorzien en daarom opteerde hij om het softwareprogramma ook bij Kantoorsupplies te laten implementeren.

Migratie van Cockpit naar Dave

Toen Just Software het ERP-softwarepakket Dave op de markt bracht en besloot om Cockpit vanaf 2012 niet langer te commercialiseren, besliste Kantoorsupplies eveneens de overstap naar Dave te maken voor het beheer van boekhouding en bestellingen. Concreet betekende dit dat er een migratie van de Cockpit-modules Boekhouding en Orderbeheer naar de modules Dave Order Administration en Dave Accounting diende te gebeuren.

Roadmap

“Vooraleer het systeem kan worden geïmplementeerd, voeren wij bij Just Software eerst een testmigratie uit”, legt Alain Van Goethem, programmeur-analist bij Just Software uit. “De gegevens van de klant die zich in Cockpit bevinden, worden overgezet naar een Dave-database die zich op de servers van Just Software bevindt. Als de database online staat, krijgt de klant van ons een bevestigingsmail. Daarin staat tekst en uitleg over hoe hij toegang kan krijgen tot de database en hoe hij Dave kan installeren op zijn werkpost.”

Deze procedure laat de klant toe te blijven verder werken zonder productiviteits-verlies. Doordat de twee programma’s vaak gelijktijdig draaien, kunnen zij de werkwijzen van Cockpit en Dave met elkaar vergelijken en verifiëren of alles naar behoren werkt. Na de testfase gebeurt dan de definitieve migratie.

“Dave is een zeer moduleerbaar softwareprogramma en daarom konden de twee verschillende delen heel eenvoudig worden overgezet”, verduidelijkt Van Goethem. “Maar omdat Order Administration in Dave toch uitgebreider is dan Orderbeheer in Cockpit, geven we de klanten wel steeds de nodige informatie mee. Een volledig gepersonaliseerde opleiding is dan ook wenselijk om het systeem optimaal te kunnen benutten.

De testperiode duurde bij Kantoorsupplies ongeveer twee weken en het werd hen spoedig duidelijk dat de nieuwe Dave-software een stuk uitgebreider is dan zijn voorganger. Het nieuwe softwareprogramma bracht voor Kantoorsupplies ook een heleboel voordelen met zich mee die in lijn lagen met de verwachtingen van het bedrijf.

"Dave bleek niet alleen zeer degelijk", verduidelijkt Nicolas De Koninck, de zaakvoerder van Kantoorsupplies BVBA, "dankzij de remote gehoste server, waarop alle informatie wordt bewaard, heb ik van op elke plaats toegang tot mijn boekhouding en orderbeheer; zowel op de laptop als thuis. Deze remote access en de mogelijkheid om de toepassing in lijn met de groei van ons bedrijf uit te breiden, hebben ons alleszins weten te overtuigen."

In januari 2010 werd de overstap naar Dave afgerond. "De overgang naar het nieuwe softwareprogramma is vrij eenvoudig gebeurd", vervolledigt De Koninck. "De specialisten van Just Software hebben de implementatie en de opleiding van de gebruikers op één dag afgerond."



www.kantoorsupplies.be