Case Study Chocolatier Valentino
DE UITDAGING

Een geïntegreerde en complete oplossing vinden die perfect kan draaien op Mac, gemakkelijk toegankelijk is en niet op maat gemaakt hoeft te worden.
pralinedoos
DE JUST SOFTWARE- OPLOSSING
Valentino implementeerde Dave Accounting en Order Administration. Het pakket biedt een eenduidig en accuraat zicht op de boekhouding en vereenvoudigt de invoer van gegevens.
QUOTE

Dave voldoet volledig aan onze vereisten. Vroeger werd een bestelling pas geregistreerd als de factuur moest worden aangemaakt, nu is het volledige bestelproces geautomatiseerd. Door de link met onze webshop komen ook de online bestellingen rechtstreeks in het systeem terecht, waardoor we een veel duidelijker beeld hebben op de bestellingen en de boekhouding. Dat bespaart ons uiteraard een hoop werk en tijd. Bovendien kan nu iedereen die toegang moet hebben tot het systeem op eender welk moment de nodige gegevens raadplegen, wat uiteraard een groot voordeel is…

Chocolatier Valentino gaat voor efficiëntie met Dave.

logo valentino

Made in Belgium

Eind jaren zeventig nam een jong koppel, Leen de Leener en Willy Roelandts, een kleine artisanale chocolaterie over, die ze Valentino doopten. Het werd het begin van een succesverhaal. De zaakvoerders concentreerden zich de eerste jaren op de uitbreiding van het gamma pralines. De chocolade van Valentino kreeg steeds meer naam, en het bedrijf verhuisde naar een grotere productieruimte in Anderlecht. Daar werd ook de eerste Valentino-winkel geopend, zodat chocoladefans rechtstreeks bij de chocolatier terecht konden voor pralines en (relatie-)geschenken. Na het succes op de Belgische markt waagde Valentino zich in 1990 voor het eerst buiten de landsgrenzen. De buurlanden, maar ook China, de Verenigde Staten, Finland, Chili en Malta werden al gauw fan. Vandaag levert Valentino chocoladeproducten – gaande van chocoladetabletten over standaard ballotins tot originele relatiegeschenken – aan meer dan zestig winkels in België en aan meer dan 25 landen. Het bedrijf is nu gevestigd in Schepdaal.

auto

Groeiende behoefte aan degelijke software

Door de groei van het bedrijf werd het noodzakelijk te investeren in een degelijke oplossing voor de boekhouding en orderverwerking. Jan Roelandts, IT manager bij Valentino zegt: “Door de jaren heen zijn er verschillende oplossingen geïmplementeerd en ontstond er een vast proces voor de verwerking van orders en de boekhouding. Een tijdje geleden stelden we echter vast dat we veel tijd verloren door in verschillende databases te werken. We merkten ook dat het veel efficiënter zou zijn om verschillende computers tegelijk toegang te geven tot hetzelfde systeem, wat op dat moment niet mogelijk was.

Valentino begon aan een lange zoektocht naar een nieuwe oplossing. “Onze eisen waren niet min: de oplossing moest uitgebreid zijn, met niet alleen mogelijkheden voor boekhouding maar ook voor ERP en CRM, en ze moest bovendien betaalbaar zijn. Dat wij met Mac werken, bleek voor veel leveranciers een struikelblok. We wilden bovendien kant-en-klare software, omdat we maatwerk zoveel mogelijk wilden vermijden”, legt Roelandts uit.

Shoppen bij de buren

Valentino zocht bijna een jaar tevergeefs naar een goede oplossing. Tot een bezoek aan een beurs in Gent het antwoord bracht. Daar stuitte het bedrijf op Just Software, wiens kantoren zich maar op enkele straten afstand van de chocolatier bevinden. Na enkele demo’s en gesprekken besliste Valentino al snel om Dave, de bedrijfssoftware van Just Software, te implementeren. De overtuigende factoren waren de compatibiliteit met Mac, de goede prijs-kwaliteitverhouding en het feit dat de software verschillende functionaliteiten geïntegreerd kon aanbieden. Het bedrijf koos voor een basispakket: de modules boekhouding en order. Dave Accounting biedt een volledig boekhoudpakket met dagboeken, btw-administratie, rapportering, afschrijvingen, budgetten, etc. Dankzij de koppeling met Dave Order Administration wordt het ingeven van gegevens tot een minimum herleid. Daarnaast biedt Dave Order Administration verschillende mogelijkheden voor voorraadbeheer, artikelbeheer en prijzenbeheer.

Begin 2011 ging Just Software aan de slag met de installatie. Twee maanden later was het hele systeem up and running. In die tijd werd de volledige boekhouding overgezet van het ene systeem naar het andere. Alle producten, codes, klanten en lay-out werden overgeheveld en Just Software voorzag in een rechtstreekse importmogelijkheid vanuit Valentino’s online aankoopsysteem.

Onze doelstelling was duidelijk: we wilden met het nieuwe systeem efficiënter kunnen werken en gegevens op een eenvoudigere manier delen met collega’s. Aan die twee vereisten voldoet Dave volledig. Vroeger werd een bestelling pas geregistreerd als de factuur moest worden aangemaakt, nu is het volledige bestelproces geautomatiseerd. Door de link met onze webshop komen ook de online bestellingen rechtstreeks in het systeem terecht, waardoor we een veel duidelijker beeld hebben op de bestellingen. Dat bespaart ons uiteraard een hoop werk en tijd. Bovendien kan nu iedereen die toegang moet hebben tot het systeem op eender welk moment de nodige gegevens raadplegen, wat een groot voordeel is”, zegt Roelandts.

Kassa's in de winkels

Midden 2012 is Valentino, bij wijze van test, gestart met de winkel in Schepdaal uit te rusten met een Dave kassa. “Als een klant vroeger een factuur vroeg in de winkel was dit altijd een heel gedoe. Nu wordt de factuur onmiddellijk opgemaakt en meegegeven aan de klant” zegt Roelandts. Door de positieve ervaringen in Schepdaal werd eind 2012 in de nieuwe winkel in Halle ook een Dave kassa geplaatst die rechtstreeks in verbinding staat met het hoofdmagazijn in Schepdaal.

Toekomstmuziek

De bedrijfssoftware van Dave biedt een heel compleet pakket aan. We kunnen er nog veel meer uit halen dan we momenteel doen, en daarom gaan we bekijken welke modules we nog kunnen inzetten. We denken dan vooral aan CRM en voorraadbeheer. Organisatorisch zijn we nog niet klaar om deze laatste module in te zetten, en dus ook de voorraad per afzonderlijk artikel te gaan opvolgen. We werken momenteel hard aan een volgende stap, zodat we ook dit proces nog meer kunnen stroomlijnen. Ook het verder uitrusten van al onze winkels met Dave kassa’s die rechtstreeks verbonden zijn met ons hoofdmagazijn zal de efficiëntie nog verhogen. Maar dat zijn plannen voor volgend jaar!” besluit Roelandts.


www.valentinochocolade.be

Lees het verhaal achter deze ERP-implementatie ook op de website van Unizo 

Meer over de kassa-implementatie op de website van leverancier Gandalogic.